Unsere Learnings aus dem Home-Office – Digitale Meetings, webbasiertes Projektmanagement & virtuelles Führen

Unsere Learnings aus dem Home-Office – Digitale Meetings, webbasiertes Projektmanagement & virtuelles Führen

von am 11. Mai 2020 verfasst


Digitale Meetings, webbasiertes Projektmanagement, virtuelles Führen, Echtzeit-Absprachen per Chat und Face-2-Face auf Knopfdruck, Online-After-Work, usw. –  Das sind alles Themen über die wir nicht nur reden, wir leben das auch. Und wie das in der Praxis aussieht, das möchte ich dir heut gern erzählen. Dabei werde ich dir unsere Tricks und Learnings der letzten Wochen im Home-Office verraten und ein paar Tools -kostenfrei natürlich! – vorstellen, die dich unterstützen können. Also, Let’s go“ (wie mein Teenagerfreund Super Mario immer zu sagen pflegte):

März 2020 – Wie alles begann.

Spulen wir doch einmal zurück: Mitte März 2020. Ich komme aus einem 2-Monatigen Sabbatical zurück, pünktlich zum Pandemie-Ausbruch in Deutschland. Und nun? Alles ist anders:  14 Tage Quarantäne und Home-Office: kein erfreutes Wiedersehen, keine Kollegen, kein Mittagsplausch. Aber ist wirklich alles so anders? Home-Office war für uns an sich kein neues Thema. Schon vor Corona gab es bei uns die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten – sei es, weil ein Handwerker-Termin in der Wohnung ansteht, der Zahnarzt eine Straße weiter in der Mittagspause zur jährlichen Zahnreinigung ruft oder das “Deepdiven” einem zu Hause einfach gerade leichter fällt. Der ein oder andere Kollege hat auch in der Vergangenheit gelegentlich vom heimischen Küchentisch oder der Couch aus gearbeitet. Der Unterschied war nun: fast alle arbeiten von zu Hause und das nicht nur bei crowdmedia, sondern weltweit.

Nun befinden wir uns bereits in Woche 8 im Home-Office und es läuft! Doch warum läuft es eigentlich so gut? Was haben wir in den letzten Wochen gelernt und welche dieser Learnings können wir mit dir teilen?
Wann und wie kommen wir eigentlich “back to the office”, “back to normal”? Und was ist überhaupt normal?  

Home-Office-Learning #1 Digitale Meetings: Vom Daily-Stand-Up bis zum gemeinsamen After-Work.

Fangen wir mal beim morgendlichen Stand-Up an. Normalerweise kommt bei uns das ganze Team um Punkt 10 Uhr zusammen – physisch, vor einem großen Whiteboard mit vielen Magnetkarten und bunten Post-Its. Bei diesem Meeting berichtet jede/r kurz, was für ihn/sie am Tag so ansteht. Montags heißt es außerdem zusätzlich Kapa-Montag: Wir sprechen über unsere Kapazitäten. Auf unserem großen Whiteboard wird für die kommenden vier Kalenderwochen festgehalten, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden für welche Kunden eingeplant hat. 

Physisch war das jetzt aber erst einmal nicht möglich, also musste eine Alternative her. Und Zack, da war sie und sie nennt sich: Google Hangouts. Per Knopfdruck im Google Kalender integriert und schwupsdiwups sehen wir uns jetzt morgendlich per Video. Die Kapa-Planung wurde ganz easy peasy in eine Drive Tabelle übertragen und das morgendliche Stand-Up findet ebenso mündlich im Video-Call statt.

Google Hangout - morgendliches Stand-Up im Home-Office

Google Hangout – morgendliches Stand-Up im Home-Office

So ein Hangout eignet sich übrigens auch 1a für virtuelle Frühstücks, Mittagspausen oder auch mal ein feucht-fröhliches After-Work am Donnerstag mit Cocktail oder Weinschorle daheim. 
Kleiner Tipp: falls bei 15 Leuten im Call nicht so einfach Stimmung aufkommt, ihr euch aber so ein lustiges digitales Feierabendbierchen vorgestellt habt: Stellt einfach mal unter Einstellungen die automatischen Untertitel ein. Wenn ihr Deutsch sprecht, stellt diese auf Englisch. Und dann einfach weiter quasseln und einfach nur mitlesen. Herrlich, was dabei rauskommt, ihr werdet nicht mehr aufhören können, zu lachen. Versprochen!

Mittagsbowl im Home-Office von beets and roots

Mittagsbowl im Home-Office von beets and roots

Solltet ihr für ein gemeinsames digitales Mittagessen noch kulinarische Verpflegung suchen, können wir dir wärmstens den Lieferdienst (klimaneutral und lokal mit dem Fahrrad natürlich!) von beets & roots empfehlen. Die versorgen euer ganzes Team mit leckeren Bowls – gesund und leicht, sodass die Kollegen danach nicht im Fresskoma auf der Couch wegdösen 😉 Also einfach mal wieder ins Hangout hüpfen und gemeinsam schnabulieren. 

 

Home-Office-Learning #2 Webbasiertes Projektmanagement.

Physische Kanban-Boards, wie wir sie auch gerne für jegliche Kunden-Projekte nutzen, wurden von uns im Handumdrehen in Trello-Boards übertragen. Unsere wöchentlichen Projekt-Stand-Ups halten wir nun einfach in einem Hangout mit geteiltem Bildschirm dieser Boards ab (Freigabe mit einem Klick möglich).

So haben wir es außerdem geschafft, ein schon fast leidiges Thema, bei dem der crowdmedia-Schuh bereits etwas länger drückte, schneller als gedacht anzugehen: ein einheitliches Projekt-Management-Tool. Es gab bei uns in den letzten Jahren den ein oder anderen Tool-Test. Das Resultat heute: Trello kann so viel mehr als ursprünglich gedacht. Dank unzähliger Zusatzfunktionen in der Business Class Version, wie Automatisierungen und Power-Ups werden wir alle langsam zu richtigen Trello-Nerds und unser Projekt-Management funzt wie noch nie – so zumindest meine Wahrnehmung. Die Kollegen – sofern sie es anders sehen –  mögen bitte jetzt sprechen oder für immer schweigen. Ok, Spaß beiseite: Trello ist bei uns aktuell in der BETA-Phase und noch vermag ich kein Urteil darüber fällen, ob es DAS Projektmanagement-Tool für uns ist. Aber, wie ihr merkt: ich bin schonmal ein großer Fan und Struktur bringt es uns allemal. Derzeit definitiv eine gute Alternative für unsere physischen Papier-Boards in A0-Format.

Projektboard für das interne Marketing - vorher & nachher

Projektboard für das interne Marketing – vorher & nachher

Home-Office-Learning #3 Kundentermine und -calls.

Nicht nur wir sitzen zu Hause fest, sondern auch der Großteil unserer Kunden. Wöchentliche Redaktions- und Status-Calls gehören im Agentur-Geschäft schon immer dazu. Was neu ist: diese finden bei uns nun nur noch selten per Telefon, sondern fast ausschließlich webbasiert statt. Welches Tool, bzw. welche Plattform wir hier nutzen, variiert von Kunde zu Kunde. Häufig nutzen wir extern wie intern Google Hangouts. Aber auch das altbewährte Tool Zoom, das wir in der Vergangenheit fast ausschließlich für Webinare genutzt haben, eignet sich auch sehr gut für Video-Telkos. Gibt’s in der Basisversion for free, was in der Regel für solche Zwecke vollkommen ausreicht.

Was natürlich nun anders ist, woran man sich vielleicht auch erst einmal gewöhnen muss: Man sieht sich und teilweise auch seine Kunden – ständig. Zumindest, wenn man seine Webcam eingeschaltet und das Video freigegeben hat. Das ist für uns zumindest bei Kunden-Calls i. d. R. neu. Man sieht die Kunden zwar nicht mehr physisch, aber definitiv öfter. Zudem bekommt man und teilt zugleich ein bisschen mehr Einblick in das Privatleben. So flitzte letztens beispielsweise bei einer Kundin die kleine Tochter durchs Bild, man hört hier und da den Baulärm oder den Partner im Hintergrund.  Ein weiterer, lustiger Nebeneffekt: Man bekommt gratis Einrichtungsideen, wenn man sich so die Arbeits- und Wohnzimmer von KundInnen und KollegInnen im Hintergrund anschaut.

 

Home-Office-Learning #4 Workshop & Kick-offs.

miro - Online Whiteboard im Home-Office

miro – Online Whiteboard im Home-Office

Übrigens: Solche digitalen Meeting-Lösungen eignen sich auch gut für Workshops oder Kick-off-Termine. Das Ganze ist nach wie vor natürlich auch eine Sache der Vorbereitung. Eine gut durchdachte Agenda sollte z. B. natürlich auch bei einem webbasierten Termin nicht fehlen. Per geteiltem Bildschirm kann man dann als BeraterIn oder ProjektmanagerIn ganz einfach durch den Termin führen. Für Kreativphasen mit Brainstormings, Ideensammlungen und gemeinsame Mindmaps eignet sich hier beispielsweise die Webapp miro – heute erst entdeckt und direkt verliebt. Es handelt sich hierbei quasi um eine Onlineversion des guten alten Whiteboards.

Home-Office-Learning #5 Echtzeit-Absprachen und Briefings.

Altbewährt und immer noch top: Slack Wir nutzen den Instant-Messaging-Dienst schon seit… puh, ja seit vor meiner Zeit bei crowdmedia, sprich länger als 4 Jahre, vermutlich schon immer. Slack ist grandios. Ob 1:1-Kommunikation im direkten Chat oder projektbasiert im entsprechenden Slack-Channel, Slack vereinfacht die Kommunikation, sowohl im Büro als auch Home-Office. Dank Slack ersparen wir uns schon immer endlose interne E-Mail-Ketten. Themenbasierte Threads verhindern, dass Nebenunterhaltungen vom Thema oder dem aktuellen Projekt ablenken und jeder kann jedem Channel nach Bedarf beitreten oder diesen auch wieder verlassen. Herrlich selbstbestimmt, einfache Usability und Kommunikation in Echtzeit (wenn man denn mag – natürlich sind für den Deepdive auch mal Slack-Pausen erlaubt ;)) .

Weitere Vorteile: 

  1. 1:1-Kommunikation mit Kunden (wir teilen ausgewählte Channels extern mit Kunden, was uns auch hier den Austausch erleichtert)
  2. Briefings per Workflow-Integration (seitdem läuft unsere Grafik-Produktion wie am Schnürchen) 
  3. Teilen von Dateien (Anhang hochladen und fertig).  

Home-Office-Learning #6 Last but not least:  Digitales Onboarding und virtuelles Führen.

Bei uns werden Themen wie Feedback und persönlicher Austausch groß geschrieben – auch in Corona-Zeiten. Bei uns hat jeder Mitarbeiter monatlich einen Austauschtermin mit seinem/ihrem Teamlead. Diese Austäusche fanden bisher immer 1:1 im Konfi statt. Und nun? Digital, natürlich per Hangout – bestenfalls noch mit einer Tasse gutem Kaffee oder Tee dazu. Und ich muss sagen: auch das läuft super. Dank der Video-Funktion bleiben neben Sprache und dem Sehen zwei weitere wichtige Aspekte der Kommunikation erhalten: Mimik und Gestik bzw. die Körpersprache. Solche Austausch-Termine auf Video-Basis können die physischen Termin vielleicht nicht vollends ersetzen. Dennoch klappt das Feedbackgeben und Updaten auch auf diesem Wege problemlos und ich freue mich immer sehr auf diese Termine.

Eine Sache hätte ich nun fast vergessen. Pünktlich zum 16. März – mit Home-Office-Start also – hat eine neue Kollegin, meine Namensvetterin Vanessa aka VJ – bei uns angefangen. Nur einen Tag im Büro, Übergabe von Laptop und sämtlicher Hardware und zack, ging es auch für sie ins Home-Office. Und was soll ich sagen: VJ hat nicht nur trotz räumlicher Distanz ins Team gefunden, sie hat sich auch extrem schnell in ihre Kundenprojekte unsere Arbeitsweisen eingearbeitet. Es fühlt sich an, als ob sie schon viel länger bei uns crowdies wär.  Auch wenn wir natürlich alle hoffen, dass wir sie bald richtig persönlich kennen lernen und überhaupt zur Normalität zurückkehren können.   

Zurück zur Normalität.

Und da poppt bei mir direkt diese Frage auf: Was ist überhaupt Normalität? Was heißt überhaupt “back to normal”?  Raus aus dem Home-Office? Mit Sicherheit freuen wir uns alle, wenn wir wieder regelmäßig zusammen im Büro arbeiten können. Denn der gemeinsame Austausch zwischen den Zeilen und der Kaffeeklatsch in der Küche, das fehlt uns allen doch sehr. Doch gehe ich davon aus, dass wir einiges an unseren lieb gewonnen digitalen Tools beibehalten werden. Einiges ist altbewährt und die Distanz hat uns einfach nur bestätigt, dass uns diese Tools in unserem täglichen Doing perfekt unterstützen. Anderes ist neu dazu gekommen, wird vielleicht bleiben oder auch wieder ersetzt werden. Was aber definitiv bleibt, ist unser Drang nach Ausprobieren, der Wunsch nach Testen und Lernen und dieses Wissen auch zukünftig mit dir zu teilen.

In diesem Sinne: Bleib gesund und lerne auch zukünftig weiter mit uns!

Vanessa Runge

Content-Marketing

Als Wirtschaftspsycholgin denkt Vanessa sich gern in Zielgruppen und ihr Verhalten hinein, insbesondere bei der Nutzung von Social Media. Auf unserem Blog teilt sie daher ihr Wissen und ihre Gedanken rund um Strategieentwicklung, Zielgruppen und Konsumentenverhalten. Außerdem gibt sie ihre Erfahrungen aus der Praxis weiter.